Concevoir vos procédures pour capitaliser votre savoir faire

1.  Clarifier les principaux concepts : processus, procédures, fonctions, tâches, etc.

• Cadrer la rédaction de procédures dans votre mission et/ou dans le projet d’entreprise.
• Cerner la nécessité d’établir des procédures par l’identification des risques encourus.
• Distinguer ce qu’il est nécessaire de décrire, de ce qui ne l’est pas.

2.  Structurer l’approche méthode

• Procédures générales et procédures métiers.
• Modes opératoires.

3.  Connaître les outils de conception des procédures

• Diagramme des flux, schémas de processus, logigrammes.
• Tables de décision.
• Faire des présentations attrayantes.

4.  Mettre en pratique les outils pour représenter les procédures

• Hiérarchiser les 3 niveaux de la méthode.
• Appliquer la méthode.
• Utiliser un logiciel de conception et de description.

5.  Créer et faire vivre un manuel de procédures

• Définir le contenu d’une procédure (y compris les lexique et glossaire).
• Définir et mettre en place les règles de rédaction et de gestion des procédures (codification et versioning, gestion documentaire, gestion des liens entre procédures).
• Élaborer la procédure des procédures.
• Faire une analyse critique des procédures existantes.
• Choisir les bons logiciels d’aide à la conception à la représentation d’une procédure.
• Mettre en place une organisation pour déclencher les mises à jour, proposer de nouvelles procédures et parvenir ainsi à capitaliser le savoir-faire.

• Responsable de service ou d’équipe.
• Organisateur.
• Responsable Qualité.
• Exploitant informatique chargé de définir les procédures.